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July
2022

A Melhor Planilha para a sua Gestão Financeira

O problema dos softwares financeiros é que eles tentam uma abordagem "one size fits all". Em outras palavras, não importa o cliente, a solução oferecida é sempre a mesma.

Não existe customização possível. Se o relatório que você quer está lá, ótimo. Se não está, já era, você ficou sem opções.

A questão é que, especialmente no Brasil, pequenas e médias empresas possuem muitas particularidades.

Você deve estar pensando "mas eu vou gerenciar minha empresa com planilhas?".

E eu te devolvo com uma pergunta:

Por que não?

Planilhas são leves, não precisam de internet, podem ser compartilhadas com facilidade e são customizáveis.

ERPs complexos são mais indicados para empresas grandes, onde o mesmo processo é gerenciado por muitas pessoas diferentes.

Se a sua empresa tem processos simples, você pode tranquilamente gerenciar todo o seu financeiro com a Planilha de Controle Financeiro Completo em Excel.

Veja abaixo como utiliza-la.

1) Faça seus Cadastros

Antes de começar a utilizar a planilha, você precisa fazer alguns cadastros de informações que serão utilizadas em outras etapas do seu uso.

a) Cadastre os seus Tipos de Receitas

O primeiro passo para utilização da sua Planilha de Controle Financeiro Completo em Excel é cadastrar o seu Plano de Contas.

Este passo é realizado em duas etapas, o Plano de Contas de Receitas e o Plano de Contas de Despesas.

Um Plano de Contas é uma estrutura padrão de contas que serão utilizadas para qualificar seus lançamentos.

É importante fazer este cadastro, pois depois, você terá acesso aos relatórios de receitas separados pelas contas que você cadastrou.

Não existe uma forma padrão para separar contas de receitas. Separar por tipos de produtos ou por região de vendas, são métodos bastante comuns e indicados.

Plano de Contas de Receita da Planilha de Controle Financeiro

Seguindo os dois métodos sugeridos, você poderá acompanhar seu resultado de receita por tipo de produto ou por região do Brasil.

b) Cadastre os seus Tipos de Despesas

O processo para cadastrar tipos de despesas é semelhante ao processo para cadastrar tipos de receitas. No entanto, você terá algumas contas previamente preenchidas no seu modelo em branco.

Você precisa segui-las ao pé da letra?

De forma alguma. A LUZ é uma plataforma para te ajudar, mas você é 100% responsável pela forma como vai gerir o seu negócio. Você é o especialista.

Nós apenas fornecemos um direcionamento.

Plano de Contas de Despesas

O que importa é ter em mente que você está preparando o terreno para tomar decisões melhores.

Que tipos de custos e despesas vale a pena analisar separados para a sua tomada de decisões?

c) Cadastre os seus Centros de Custo

Um ponto interessante da Planilha de Controle Financeiro Completo em Excel é a possibilidade de cadastrar e analisar centros de custo.

Centros de Custo são estruturas que possuem gestão mais independente ou orçamentos bem definidos e podem ser analisados separadamente do ponto de vista financeiro.

Você pode ter centros de custo definidos para:

  • Diferentes filiais
  • Diferentes áreas de prestação de serviço. Por exemplo, uma agência de marketing que possua uma área de criação e outra de compra de mídia
  • Diferentes grupos de produtos e/ou serviços. Por exemplo, uma fábrica que possua diferentes processos de produção de grupos de produtos
Cadastro dos Centros de Custo

d) Cadastre os seus Bancos e Formas de Pagamento

Outro cadastro que a sua Planilha de Controle Financeiro Completo permite é o cadastro de diferentes contas bancárias.

Assim, você poderá acompanhar o fluxo de entradas e saídas e, o mais importante, o saldo de cada uma delas na sua ferramenta de fluxo de caixa.

Você também poderá cadastrar transferências entre contas, que não impactam o resultado, mas deduzem ou aumentam saldo das contas em bancos.

Além das contas bancárias, também é possível cadastrar diferentes formas de pagamento.

Desta forma, você poderá analisar automaticamente o seu volume de entradas por tipo de pagamento e tomar decisões rápidas sobre quais manter, quais cortar e quais facilitar.

Cadasro de Formas de Pagamento

e) Cadastre Clientes e Fornecedores

Outro cadastro interessante permitido pela Planilha de Controle Financeiro Completo em Excel é o cadastro de clientes e fornecedores.

Cadastro de Clientes e Fornecedores

Este cadastro não é um simples registro de clientes e fornecedores para que você tenha rápido acesso aos contatos para fazer cobranças.

Você também poderá vincular seus lançamentos a clientes ou fornecedores.

Dessa forma, você entenderá seus clientes mais lucrativos e melhores fornecedores, além de acompanhar prazos de vencimentos e inadimplência de clientes.

Imagine que você teve um gasto para visitar um cliente. Você pode associar este gasto ao cliente na sua planilha.

Desta forma, você analisará de fato o saldo que está tendo com esse cliente e gerenciar melhor a negociação com ele.

2) Faça os seus Lançamentos

Com os cadastros já realizados, você poderá iniciar a fase de uso rotineiro da sua Planilha de Controle Financeiro Completo em Excel.

E como funciona o uso da ferramenta no seu dia-a-dia?

Simples. Você registrará todas as entradas e saídas financeiras da empresa e fará conciliação bancária para checar se os saldos estão batendo.

O primeiro passo é entrar na aba Lançamentos e escolher o mês corrente.

Cada linha representa uma entrada ou saída financeira do caixa da empresa, mesmo que ainda seja uma provisão.

Preenchimento da Aba de Lançamentos da Planilha de Controle Financeiro Completo

Você precisa preencher os seguintes dados:

  • Data do Lançamento: data de origem do fato gerador para a transação. Um exemplo seria você fazer uma compra com um fornecedor. Você já sabe quanto vai custar, mas não efetuou o pagamento ainda. Este lançamento já pode ser registrado na planilha.
  • Classificação: é o grupo de contas daquela transação. Você pode ter utilizado os padrões da planilha, ou preenchido os próprios, nas abas de Cadastro. O preenchimento correto da classificação mostrará se é uma entrada ou saída de caixa.
  • Plano de Contas: é a classificação exata da transação a partir do seu preenchimento do Plano de Contas. Esta coluna só funcionará após o preenchimento da coluna Classificação.
  • Banco: é o caixa onde entrou ou saiu a transação. Pode ser uma conta bancária, um caixinha físico, um cofre ou qualquer tipo de disponibilidade de caixa.
  • Data de Pagamento: é a data em que o pagamento foi efetuado de fato por você - no caso de uma despesa - ou por um cliente - no caso de uma receita. O não preenchimento desta coluna faz com que a transação seja tratada pela planilha como uma previsão.
  • Valor: é um campo auto-explicativo. Representa o montante transacionado.

Existem também alguns campos facultativos:

  • Item: é a descrição do que está sendo transacionado. Embora seja um campo facultativo, encorajamos 100% seu preenchimento. Se você apenas registrar um gasto com pagamento de funcionários na planilha, depois será difícil entender do que se tratava. Se você colocar "Salário Julho - (Nome do Funcionário)" no campo item, seus problemas estarão resolvidos.
  • Forma de Pagamento: seria uma das formas de pagamento que você registrou nas abas de cadastros. É facultativo, pois nem todo empreendedor deseja ter uma análise precisa sobre entradas e saídas por diferentes formas de pagamento.
  • Centro de Custo: para quem trabalha com diferentes unidades de negócio, utilizar o campo centro de custo para ter uma análise diferente de cada uma, é uma boa ideia.
  • Cliente: neste campo você terá a opção de preencher com um cliente ou fornecedor previamente cadastrados na planilha.

3) Faça a Conciliação Bancária

Quando todos os seus lançamentos estiverem atualizados, você poderá fazer a sua conciliação bancária.

Em outras palavras, verificar se os saldos das suas contas estão batendo com os saldos das planilhas.

Para que isso aconteça, você precisa registrar TODAS as transações financeiras, independente dos valores serem pequenos.

A melhor forma para fazer a sua conciliação bancária é através da aba de Fluxo de Caixa por Banco.

Você encontra esta aba dentro de Relatórios Gerais.

Fluxo de Caixa por Banco

Nesta aba da Planilha de Controle Financeiro Completo em Excel, você poderá selecionar o banco que você quer analisar.

A partir da sua seleção verá um demonstrativo com Saldo Inicial, Entradas, Saídas e Saldo Acumulado.

O saldo acumulado final de um mês precisa ser igual ao saldo final mostrado no extrato da instituição bancária.

4) Planeje-se Financeiramente

A Planilha de Controle Financeiro Completo em Excel também permite que você faça um planejamento simples de entradas e saídas para o ano corrente.

Apesar de simples, esta aba é poderosa para a sua tomada de decisão.

Você pode definir metas mensais de entradas e saídas e a planilha vai lançando automaticamente os valores realizados de entradas e saídas.

Dessa forma, se você planejou entradas e saídas de forma que você tenha saldo positivo em um trimestre, você precisa ir acompanhando e corrigindo o seu trajeto.

Se as suas despesas estão parecidas com as metas definidas, porém as receitas estão 40% abaixo, você terá um problema de fluxo de caixa se não entender rapidamente o que está acontecendo.

Talvez seja necessária a elaboração de um plano de contingência para a definição de novas metas.

Planejamento Financeiro

5) Acompanhe Relatórios

A parte mais poderosa da nossa Planilha de Controle Financeiro Completo em Excel, que você não encontrará em nenhum software no mercado é a parte de relatórios e dashboards.

Você encontra mais de 10 relatórios gerais ou específicos para tomar as suas decisões:

  • Demonstrativo de Fluxo de Caixa: geral, por banco, por centro de custo, por cliente/fornecedor
  • DRE: geral, detalhado por conta, por banco, por centro de custo, por cliente/fornecedor
  • Relatório de Impressão: um resumo da sua situação financeira já configurado em formato de relatório para imprimir
  • Resultado do Dia
  • Relatório de Valores em Aberto: contas vencidas que não foram honradas
  • Relatório de Contas a Receber / a Pagar: contas futuras que ainda não foram recebidas/pagas
  • Relatório de Bancos
  • Relatório de Formas de Pagamento
  • Dashboard de Análise Mensal
  • Dashboard de Análise Anual
  • Dashboard de Análise de Contas - com o percentual de cada conta cadastrada no plano de contas
  • Dashboard de Análises Específicas
  • Dashboard de Análise de Centros de Custo

Alguns exemplos abaixo:

Dashboard de Centros de Custos
Dashboard de Análise de Centros de Custo
Dashboard de Análises Específicas
Dashboard de Análises Específicas

6) Como obter a Planilha de Controle Financeiro Completo em Excel?

É bastante simples obter a Planilha de Controle Financeiro Completo em Excel. Você precisa apenas baixa-la na página do produto.

Para ativa-la e utilizar 100% das funcionalidades, você precisará escolher um dos nossos planos e iniciar um teste gratuito de 7 dias.

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