Planilha de Gestão e Controle de Contratos em Excel 5.0

Essa planilha tem como objetivo controlar os contratos de um negócio gerenciando seus vencimentos, renovações, valores e responsáveis.

Novidades da Versão 5.0:

• Cadastro e controle de setores
• Mais linhas para adicionar mais contratos
• Filtro de relatórios por ano
• Novo layout para apresentação dos relatórios
• Dashboard de análise de contratos por setor
• Facilidade de troca da logo em todas as abas com um só clique
• Customização rápida de cores e fontes do menu
• Novo layout de menu (escondido ou aberto) melhora visualização
• Multi idiomas

Faça o Cadastro de Clientes, Vendedores e Tipos de Contratos

O primeiro passo da planilha é o cadastro de clientes e vendedores que você quer associar aos seus contratos, além dos tipos de contratos que você vai gerir.

Faça o Registro dos Contratos

Insira as principais informações a respeito de até 1000 contratos. Dados como data de vigência, data de vencimento, vendedor responsável, entre outros itens e veja um controle do vencimento e renovação dos contratos

Dashboard de Análise de Contratos

Acompanhe um painel de controle em uma única tela com os principais indicadores relacionados ao gerenciamento dos seus contratos

Analise um Contrato Resumidamente

Escolha um contrato a sua escolha e faça uma análise com as suas principais informações.

Controle os Recebimentos dos Contratos Mensalmente

Tenha um panorama geral sobre os valores recebidos para cada um dos contratos cadastrados mês a mês .

Visualize o Resultado de Todos os Contratos

Através do relatório geral você pode fazer a análise de todos os contratos que você registrou na planilha.

Relatório de Análises por Vendedor ou Cliente

Escolha um cliente ou vendedor e veja as principais informações relacionadas a contratos fechados e valores negociados mensalmente.

Vídeo Explicativo desse Modelo

O que é gestão e controle de contratos?

A gestão e controle de contratos vai muito além da criação, execução das ações previstas e encerramento de acordos.

Abrange também atividades ligadas à padronização dos documentos, monitoramento das etapas, comprovação do cumprimento dos atos, minimização de riscos, entre outras.

E para que as partes envolvidas no contrato tenham a segurança jurídica que precisam, o contrato deve ser bem escrito e determinar regras claras.

Afinal, cláusulas falhas podem gerar riscos e problemas para a empresa.

Quando as etapas de gestão e controle de contratos são bem feitas, todo o ciclo de vida dos contratos ficam mais organizados.

Por que fazer a gestão e controle de contratos?

Mais do que apenas organizar, a gestão e controle de contratos gera diversos benefícios para o seu negócio, como:

• Agiliza os procedimentos entre departamentos, com clientes e fornecedores;
• Permite manter um histórico das informações contratuais;
• Ajuda a controlar prazos de assinatura, vencimento e renovação;
• Facilita a comunicação entre as partes envolvidas;
• Evita erros no documento que possam ser prejudiciais;
• Garante o cumprimento das obrigações e cláusulas;
• Aumenta a produtividade da equipe por centralizar informações.

Conheça as 8 principais etapas de gestão e controle de contratos

A implementação de uma boa gestão e controle de contratos depende diretamente da definição prévia das etapas do processo.

Veja quais são podem faltar:

1. Solicitação

A primeira etapa corresponde ao pedido feito ao departamento de gestão de contratos ou jurídico por outro setor da empresa.

Nesse momento, quem solicita deve passar o máximo de detalhes possível.

Dependendo do caso, informações complementares podem ser pedidas antes de avançar para a próxima etapa.

2. Elaboração

Depois de avaliar a solicitação e as particularidades do tipo de contrato, a área responsável elabora o documento.

Costuma ser feito em formato de minuta, contendo as cláusulas, termos e condições escritas de forma clara e compreensível.

3. Negociação e revisão

Na terceira etapa, as partes envolvidas recebem uma cópia da minuta do contrato para avaliação.

A partir disso, cada um dá seu parecer sobre as cláusulas, revisa e faz eventuais ajustes se achar necessário para serem considerados pela outra parte.

O uso de ferramentas de edição colaborativa, que permitem edições simultâneas, facilitam a negociação dos detalhes do contrato.

4. Aprovação

Feita a avaliação e revisões, as partes devem aprovar a versão final do documento.

Aqui, já têm ciência sobre o objeto do contrato, cláusulas, prazos, valores, cronograma, entre outros detalhes.

O departamento jurídico deve verificar a versão final do contrato para garantir que o documento siga as políticas internas da empresa.

5. Assinatura

Se o contrato estiver de acordo com as políticas internas, a etapa seguinte é a de assinatura.

Vale a pena o uso de assinatura digital ou eletrônica, pois garantem maior segurança para o documento e possuem validade jurídica.

6. Armazenamento

Feitas as assinaturas e concluída a formalização do contrato, você deve armazená-lo corretamente.

Procure guardar o documento no sistema da empresa ou em espaços de armazenamento em nuvem para ser consultado e encontrado com facilidade sempre que preciso.

7. Execução e fiscalização

Outra etapa importante da gestão e controle de contratos é a execução e fiscalização, que consiste em verificar se as obrigações estão sendo cumpridas pelas partes.

Caso algum descumprimento seja identificado, as cláusulas de penalidade ou rescisão podem ser acionadas.

8. Encerramento

Se os compromissos foram cumpridos de forma adequada e o contrato não precisa ser renovado ou alterado, o documento se encerra.

Geralmente, os contratos possuem uma data de término.

No caso de duração indeterminada, a rescisão ou distrato deve ser feito para que o contrato seja concluído e não gere obrigações para as partes envolvidas.

Como fazer a gestão e controle de contratos?

Além das principais etapas, é importante que você fique por dentro das práticas que devem fazer parte da gestão e controle de contratos:

Escolha um canal fixo de comunicação

Tome muito cuidado para não deixar que nenhuma informação seja esquecida ou perdida ao longo o caminho.

Com isso me mente, procure usar um único canal para todas as solicitações.

Assim, fica mais fácil manter um histórico de cada contrato e garantir que as partes saibam em que etapa estão.

Defina prazos e procedimentos

Além de definir datas de início e término de contrato, é fundamental que prazos e procedimentos sejam definidos previamente para cada etapa da gestão e controle de contratos.

Leve sempre em conta as especificidades de cada documento.

Isso porque alguns contratos são mais fáceis ou complexos e, portanto, exigem mais ou menos tempo para serem elaborados, analisados, revisados e aprovados.

Atribua responsáveis por cada demanda

Já vimos aqui que a gestão e controle de contratos possui diferentes fases, cujos procedimentos variam conforme a modalidade de contrato.

Desde o início, defina os responsáveis por cada etapa.

Quando as atribuições estão claras, todos sabem o que precisam fazer e quais prazos devem cumprir.

Acompanhe as etapas

Todas as etapas exigem um acompanhamento próximo, desde a solicitação até o encerramento do contrato.

Além de ter quem cuide de cada tarefa, alguém deve estar responsável por acompanhar todo o ciclo de vida do instrumento na empresa.

Essa pessoa deve olhar para o todo, controlar os prazos e garantir que as obrigações estejam sendo cumpridas.

Adote uma planilha adequada

Se você deseja trazer eficiência para a gestão e controle de contratos, não deixe de contar uma ferramenta apropriada, como a Planilha de Gestão e Controle de Contratos do LUZ Prime.

Por meio dela, é possível registrar e controlar vários contratos simultaneamente.

A planilha facilita o cadastro de clientes, vendedores, tipos de contrato e permite visualizar os principais indicadores do gerenciamento de contratos.

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